Neste artigo compilamos algumas dicas para que tudo ocorra bem durante as diversas etapas que envolvem a organização e a gerência de eventos científicos.
Um evento científico é organizado por uma Comissão organizadora que é composta por diversos integrantes, de forma hierarquizada, sendo que todos eles possuem um objetivo em comum: que o evento seja um sucesso.
Normalmente, uma comissão organizadora é formada por professores, investigadores e alunos de graduação e de pós-graduação. Com tantas tarefas a serem realizadas, que vão desde coordenar o evento, convidar conferencistas até ligar um retroprojetor e organizar uma mesa de coffee, não é de se espantar com a quantidade de pessoas que compõe uma comissão organizadora.
Alunos de graduação e de pós-graduação buscam participar de comissões organizadoras em eventos científicos por dois motivos: para conhecer investigadores renomados que participarão como conferencistas ou ainda pelo certificado que integrará as atividades acadêmicas exigidas pelo curso.
Mas, enquanto aluno, como podemos contribuir para o sucesso do evento?
Neste artigo, iremos apresentar algumas dicas que poderão orientar alunos de graduação e de pós-graduação que têm interesse em participar de comissão organizadora de eventos científicos.
Tenha iniciativa
Na correria de um evento, muitos integrantes da comissão organizadora ficam sobrecarregados de tarefas enquanto que outros ficam ‘sem ter o que fazer’. Isso acontece exatamente por uns terem mais iniciativa que outros e quem está na coordenação sabe que pode contar com eles.
Se ninguém te passou nenhuma tarefa, pergunte a um colega atarefado se ele precisa de ajuda. Com certeza ele irá precisar. Assim, a realização das tarefas fica mais bem distribuída e a certificação, ao final do evento, será mais justa.
Mantenha-se informado
Ao chegar a um evento e avistar uma ‘camiseta da comissão’, o participante imediatamente irá fazer perguntas: onde é o credenciamento, onde é o banheiro, onde será abertura, que horas começa alguma palestra… Não saber responder perguntas como essas faz com que o participante pense que o evento foi mal organizado.
Ter em mãos um cronograma, conhecer o local do evento e saber quem são as pessoas que saberiam responder a essas perguntas pode facilitar muito nesses momentos. Não precisamos saber de tudo “tim tim por tim tim”, mas dedicar uma atenção ao participante e orientá-lo para sanar suas dúvidas ajuda muito a construir uma opinião positiva sobre o evento. Aliás, nos credenciamentos, normalmente, há quem esteja mais bem informado. Vá com o participante e aproveite para se informar mais!
Atenção às tarefas
Com tantas coisas que temos que fazer num evento, ver um colega parado, sem colaborar com nada, gera um sentimento de desânimo. Afinal, são dias muito intensos de trabalho nos quais teremos como remuneração “apenas” um certificado. Ao avistar esse ‘colega’, não desanime. Peça ajuda a ele para realizar suas tarefas… às vezes ele está apenas perdido com a dinâmica do evento. Se não for o caso, comunique isso como um aspecto negativo ao coordenador quando o evento encerrar. Com certeza, na próxima edição, ele irá convidar alunos que tenham iniciativas para ser da comissão organizadora para o evento sempre melhorar.
Sorria sempre
Não importa o humor… Sorria sempre! Durante um evento, enquanto comissão organizadora, temos que atender aos participantes, sendo que eles podem estar com qualquer tipo de humor. Eles podem estar ‘de boa’, animados com o evento, cansados de uma viagem, ansiosos por apresentar uma comunicação oral, perdidos no local ou ainda estressados por ter que ocorrido algum problema em sua inscrição, dentre outros.
Se o participante for simpático com você, sorria… se ele for mal educado, estiver estressado, demonstre empatia e… sorria! Isso mesmo, um sorriso pode intensificar um humor que já está bom e ajudar a melhorar um que não está tão bom assim. Por outro lado, ajudará você a não se contagiar com um humor negativo apresentado pelo outro. No geral, um evento em que todos sorriem terá muito mais chance de ser um sucesso!
Gostou ou lembrou de alguma dica bacana? Deixe sua sugestão nos comentários.
Compartilhe este conteúdo com seus amigos pelo Facebook , Twitter ou Instagram.
________________________________
Sim, nós podemos te ajudar! A Acesso Acadêmico facilita a organização de eventos científicos, tais como palestras, simpósios, congressos, conferências e seminários. Automatizamos todos os processos, dos mais simples aos mais onerosos e problemáticos, eliminando de vez toda a burocracia.
Gerenciamos todo o ciclo do evento desde as inscrições, pagamentos, até a emissão os certificados, dando ênfase principalmente na área científica, como a submissão e avaliação dos trabalhos científicos, programação científica com a grade de horários de apresentações e a publicação do evento, chamada de anais. Tudo isso de forma automatizada sem o caos de e-mails, planilhas, etc.
Faça uma consulta e teremos o maior prazer em enviar uma proposta personalizada que englobe todas as necessidades do seu evento científico, sem compromisso.
Comments