Certamente você já participou de algum evento acadêmico, técnico ou científico, mas saberia diferenciar o que é necessário para organizá-los? Selecionamos 10 dicas que vão lhe ajudar nesta etapa.
1. Equipe
A primeira coisa a se fazer é planejar sua equipe de trabalho, estruturando as comissões e os membros do corpo científico, técnico, operacional, logístico, etc. Definir uma boa equipe é crucial para que a organização do evento ocorra com tranquilidade, até porque não dá pra fazer tudo sozinho.
Depois de escolher os membros da equipe, você deve designar as tarefas para cada um. Um evento acadêmico envolve diferentes demandas, como: conquistar parcerias, obter patrocínios, divulgar, produzir material gráfico, e assim por diante.
Por último, mas não menos importante, você deverá arquitetar um cronograma de atividades. Ele irá auxiliar na definição dos prazos para cada tarefa. Com datas determinadas com antecedência, a organização do seu evento conseguirá desenvolver as próximas etapas com melhores resultados.
2. Objetivos
Toda a organização do evento está voltada a bons resultados. Desde a primeira edição é fundamental que o conferencista esteja satisfeito com o volume, a rapidez e a qualidade das interações e dinâmicas que propiciam a troca de informação. Traçar objetivos claros lhe permite identificar os pontos de início e fim para cada atividade de cada grupo - afinal, sabendo o objetivo, você define onde quer chegar e estabelece uma meta para o seu evento. Com isso, você conseguirá definir melhor quais atividades são mais adequadas para transmitir o conhecimento.
3. A grade
Os conteúdos do evento são sempre criados pelos palestrantes, mas a grade de assuntos é encargo dos organizadores. Geralmente precisam estar organizados de uma maneira que faça sentido, que facilite para os participantes entender a ligação lógica entre os mais variados temas. Assim, você possibilita aos convidados que vão palestrar no seu evento se organizarem e passar os conteúdos da melhor forma para os participantes. Outro detalhe importante é que a grade de um evento precisa evitar choque de horários. Você precisa estruturar as atividades na intenção de garantir que os participantes consigam assistir ao máximo de atividades do seu evento.
Dica: o tempo ideal para palestra é de 1 hora e 15 minutos, com mais 15 minutos para perguntas. Caso tenha uma duração maior deve ser estabelecido um intervalo. Treinamentos, cursos e workshops podem ser de 3 horas a 3 dias com um coffee break a cada duas horas e intervalo para o almoço.
Outra dica importente é organizar as atividades com a mesma temática, ao mesmo tempo, pois quem tem interesse em um, com certeza, terá interesse no outro, e será obrigado a escolher. Além disso, a programação do seu evento deve ter um horário determinado, você deve definir a duração do seu evento e a duração de cada atividade.
4. Custos e valores
Pense no seu objetivo para definir quanto irá cobrar. Você deve se preocupar com tudo que seu evento irá precisar para ser um sucesso. Então você deve saber se irá precisar alugar equipamentos ou pagar pelo local onde irá acontecer. Além disso, você deve definir quais materiais você vai entregar aos participantes, tais como brindes, apostilas ou até panfletos. E preciso determinar tudo que você irá investir para que seu evento seja o melhor!
5. Recursos e vendas
Muitas vezes o evento não consegue se custear somente com base nas inscrições. É aí que seu espírito de gestor deve entrar em cena: você pode conseguir uma verba da universidade que sedia o evento. Porém, como esta verba muitas vezes nem existe e/ou é insuficiente para cobrir os gastos, o que resta é procurar patrocinadores. Quem geralmente patrocina os eventos são empresas relacionadas à área ou ao tema e essas empresas têm interesse em potencializar o evento. Isso tudo porque seu evento vai gerar retorno para elas no futuro, seja pela formação de novos profissionais ou pela possibilidade de participação no evento com exposições e demonstrações ao público.de alguma forma. O segredo é saber escolher e negociar. O valor que eles estarão dispostos a investir só depende de sua capacidade para apresentar a importância e os benefícios do evento científico que você está organizando.
O que você não conseguir com ajuda dos patrocínios e parcerias, você deve incluir nas vendas. Organizar eventos acadêmicos possibilita que as inscrições sejam feitas na própria instituição de ensino e também de forma online.
6. Palestrantes
Todo evento acadêmico costuma ter um – ou alguns – palestrantes ilustres. O perfil do palestrante deve estar aliado aos objetivos do evento, afinal, os palestrantes costumam ter grande peso no resultado do evento Busque sempre convidar pessoas que realmente entendam do assunto e cujos nomes sejam conhecidos no meio. Ao incentivar o networking (chamando alguém de referência na área), mais pessoas vão se interessar pelo conteúdo do seu workshop, palestra ou mesa redonda.
Lembre-se: Ao convidar um palestrante, é preciso também cuidar da logística de sua visita. Em quase todos os casos, fica a cargo do evento (e de seus organizadores) cuidar de passagens de avião, hotéis, refeições e traslados. Isso exige não só atenção, mas também controle de gastos.
7. Submissão e avaliação de trabalhos
Muitos eventos acadêmicos, possuem o processo de submissão de trabalhos para serem avaliados e, dentre todos os trabalhos submetidos, alguns trabalhos são selecionados para serem apresentados no seu evento. Caso seu evento aceite a submissão de trabalhos, tais como artigos, vídeos, apresentações, é preciso determinar as regras de submissão.
O planejamento deverá englobar o envio de trabalhos, a revisão, avaliação e a devolutiva dos resultados aos autores. Para essa etapa, não recomendamos que o gerenciamento dos trabalhos seja feito por email, pois a demanda pode inviabilizar a qualidade. Você já pensou que talvez receber TODOS os trabalhos por e-mail e encaminhar cada um pros avaliadores para depois dá um resultado, não seja o caminho mais prático? Utilize sistemas para gerenciamento que automatizam esta tarefa, facilitando - e muito - sua organização.
Caso seu evento inclua a submissão de trabalhos, você pode torná-los o legado do seu evento. Os Proceedings ou Anais de Evento reúnem os melhores trabalhos e permite você disponibilizá-los para os palestrantes e conferencistas, dando credibilidade ao seu evento.
8. Divulgação
A divulgação é um ponto crucial para o sucesso. Ninguém vai para um evento se não souber da sua existência. Para garantir que o número de participantes seja alto, é preciso divulgar o evento científico na maior quantidade de locais e mídias possíveis.
Geralmente, as universidades criam grupos de e-mail para divulgação destes eventos. Você pode a criar um website ou perfis em redes sociais. Uma página para o seu evento no Facebook, por exemplo, trabalhando o conteúdo da página com uma identidade visual bem feita, é uma ótima estratégia para fazer seu evento chamar atenção.
Outra opção bastante simples é utilizar os quadros de avisos oficiais da universidade e colar cartazes. Para eventos de grande porte, fazer um anúncio impresso em revistas especializadas também representa um bom investimento. Seja qual for o meio, é sempre importante divulgar ao público adequado, ou seja, a quem estuda, pesquisa ou trabalha naquela área.
9. Credenciamento e Certificados
Você já pensou em como será a recepção dos seus conferencistas no dia do evento? Ou em como serão entregues os certificados? Bem, o credenciamento consiste no cadastro dos indivíduos que de fato compareceram no dia do evento de fato. O que muitos fazem, ao organizar eventos acadêmicos, é realizar esse trabalho manualmente, apenas com uma planilha de excel, sem ajuda de um sistema de gerenciamento, o que tornaria isso mais prático.
Da mesma forma, muitos organizadores não sabem como disponibilizar os certificados e acabam optando pela impressão. Sem pensar nos gastos adicionais com impressão, essa definitivamente não é a alternativa mais confortável aos participantes. Ou aqueles que tomam como opção enviar para o e-mail de cada participante, sem levar em conta a quantidade de e-mails que serão enviados individualmente, gerando muito trabalho, desorganização e problemas.
Fique atento... existem aplicativos, sites e sistemas para gerenciamento que ajudam muito na organização dos eventos acadêmicos.
10. Plataforma de gestão online
Um dos eventos corporativos mais interessantes é o evento acadêmico. Diferente de muitos outros eventos, não é a embalagem que interessa – e sim o conteúdo. No ramo de eventos, quem é capaz de organizar um evento acadêmico com sucesso se destaca e ganha muita visibilidade. Ao mesmo tempo, como são poucas as empresas que se dedicam a organizar eventos acadêmicos, esse ainda é um mercado com muito a explorar.
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